Kiedy organizacja decyduje się na wdrożenie SAP S/4HANA, podczas gdy wdrożenia S/4HANAPierwszym krokiem jest określenie, czy będzie to konwersja systemu, nowe wdrożenie, czy selektywne przeniesienie danych. Zazwyczaj w przypadku wdrożenia S/4 jest to nowe wdrożenie. Po określeniu typu wdrożenia musimy upewnić się, że w ramach projektu mają Państwo pełny plan migracji danych.

Migracja danych jest główną częścią udanego projektu migracji SAP. Jeśli nie rozpoczną Państwo prac nad wyodrębnianiem, czyszczeniem i konwersją danych na wczesnym etapie i nie będą kontynuować tych prac przez cały czas trwania projektu, może to wymknąć się spod kontroli i stać się kryzysem w ostatniej chwili.

10 najlepszych praktyk w zakresie migracji danych SAP S/4HANA

1. Zdefiniowanie i określenie strategii zarządzania danymi: Proszę zidentyfikować kluczowych interesariuszy biznesowych dla każdego obiektu danych. Osoby te będą właścicielami obiektów danych i będą odpowiedzialne za podejmowanie krytycznych decyzji dotyczących tych obiektów. Należy utworzyć przepływ procesu tworzenia, utrzymywania i zatwierdzania danych podstawowych i harmonizacji danych w różnych systemach. Należy również zbadać opcje technologiczne w celu zautomatyzowania i usprawnienia tworzenia, utrzymywania i integracji danych. W wielu przypadkach projekt migracji danych w Państwa firmie jest katalizatorem do stworzenia strategii zarządzania danymi.

2. Przygotowanie: W tej fazie musimy zidentyfikować i omówić z użytkownikami starszego systemu/procesu oraz zdefiniować zasady/kryteria wyboru do wyodrębnienia danych podstawowych i danych ITEM.

3. Identyfikacja wszystkich obiektów danych podstawowych: Pierwszym krokiem w migracji danych jest zidentyfikowanie krytycznych danych podstawowych obiekty, źródła tych danych oraz obecny i przyszły system (systemy) ewidencji tych obiektów. Dane podstawowe obejmują wszystkie dane wymagane do prowadzenia działalności – klientów, dostawców, pracowników, materiały itp.

Dane podstawowe muszą być nie tylko zidentyfikowane, ale także czyste i dokładne. Zalecamy korzystanie z narzędzi do profilowania danych w celu analizy jakości danych i rozpoczęcia procesu ich oczyszczania. Narzędzia do profilowania danych pozwolą Państwu znaleźć duplikaty danych, brakujące elementy danych, spójność formatu danych, nieprawidłowe dane i nieaktualne dane.

4. Proszę określić dane pozycji: Następnie należy określić, jakie dane transakcyjne muszą zostać zmigrowane. Kluczowe znaczenie ma ograniczenie ilości danych historycznych, które zostaną przeniesione do nowego systemu. Migracja danych transakcyjnych stwarza dodatkowe komplikacje podczas przechodzenia do nowego systemu, który wykorzystuje bardziej usprawnione procesy. Zazwyczaj zalecamy tylko migracja danych podstawowych, otwartych transakcji i sald G/L dla nowych wdrożeń.

5. Proszę stworzyć strategię archiwizacji danych: Będą Państwo chcieli znaleźć miejsce i proces przechowywania danych historycznych i odwoływania się do nich. Przed migracją danych do nowego systemu należy stworzyć strategię archiwizacji danych oraz zarchiwizować systemy i wiadomości, a także dzienniki zmian przed migracją. Dane historyczne mogą być archiwizowane w systemach plików, systemach zarządzania dokumentami lub w hurtowni danych, podczas gdy dokumenty i załączniki powinny być archiwizowane w systemie zarządzania dokumentami. Proszę upewnić się, że Państwa strategia archiwizacji jest zgodna z wymogami audytu Państwa firmy i branży.

6. Proszę zidentyfikować i zdefiniować reguły ekstrakcji: W tej fazie musimy zidentyfikować opłaty drogowe do wyodrębnienia i wyodrębnić dane, przestrzegając zdefiniowanych przez użytkownika reguł / kryteriów wyboru. Możemy użyć narzędzi SQL, takich jak zapytania SQL lub narzędzi do ekstrakcji innych firm.

7. Czyszczenie: W tej fazie musimy oczyścić dane i przekształcić je do wymagań S/4 HANA. Musimy zmapować dane z nowymi wartościami w stosunku do starych wartości, jeśli takie istnieją i może być konieczna zmiana struktury danych lub konwersja danych do innego kodowania.

8. Ładowanie danych za pomocą zidentyfikowanych narzędzi: W tym miejscu ładują Państwo dane i uzgadniają różne obiekty danych do nowego systemu SAP S/4HANA. Do ładowania danych można użyć narzędzi SAP lub narzędzi innych firm.

Należy opracować szczegółowy plan migracji, walidacji danych, uzgadniania, symulacji obciążenia, testowania i cykli testowych oraz włączyć przekonwertowane dane do cykli testów integracyjnych.

9. Walidacja danych za pomocą narzędzi do automatyzacji: W tym miejscu testują Państwo dane, aby upewnić się, że zostały one poprawnie zmigrowane. Należy sprawdzić dane pod kątem dokładności, kompletności i spójności za pomocą wszelkich dostępnych na rynku narzędzi do automatyzacji

10. Cutover: W tym miejscu przechodzą Państwo ze starego systemu SAP do nowego systemu SAP S/4HANA. Jest to najważniejszy krok w procesie migracji danych i należy go wykonać ostrożnie.

Fazy migracji danych

Migracja danych to proces przenoszenia starszych danych – (STARY SYSTEM SAP / dowolny starszy system) do systemu SAP S/4HANA. Przypomina to pakowanie rzeczy i przeprowadzkę do nowego domu.

Istnieją sześć faz do migracji danych dla projektu SAP S/4HANA:

1. Planowanie: W tej fazie musimy zaplanować, jakie obiekty danych (lista wszystkich obiektów danych – np. wzorce materiałów, otwarte zamówienie zakupu) należy zmigrować z dotychczasowego systemu (proszę określić, czy używane są systemy innych firm niż SAP) do S/4 HANA i zdecydować, w jaki sposób przeprowadzić migrację, np. określić narzędzia/oprogramowanie zarówno do wyodrębniania, jak i ładowania.

2. Przygotowanie: W tej fazie musimy omówić z użytkownikami starszego systemu/procesu i zdefiniować zasady/kryteria wyboru do wyodrębnienia danych podstawowych i danych ITEM.

3. Ekstrakcja: W tej fazie musimy zidentyfikować opłaty drogowe do wyodrębnienia i wyodrębnić dane, przestrzegając zdefiniowanych przez użytkownika reguł / kryteriów wyboru. Możemy użyć narzędzi SQL, takich jak zapytania SQL lub narzędzi do ekstrakcji innych firm.

4. Czyszczenie: W tej fazie musimy oczyścić dane i przekształcić je do wymagań S/4 HANA. Musimy zmapować dane z nowymi wartościami w stosunku do starych wartości, jeśli takie istnieją i może być konieczna zmiana struktury danych lub konwersja danych do innego kodowania.

4. Ładowanie: W tym miejscu ładują Państwo dane do nowego systemu SAP S/4HANA. Do ładowania danych można użyć narzędzi SAP lub narzędzi innych firm.

5. Walidacja: W tym miejscu testują Państwo dane, aby upewnić się, że zostały prawidłowo zmigrowane. Należy sprawdzić dane pod kątem dokładności, kompletności i spójności.

6. Cutover: W tym miejscu następuje przejście ze starego systemu SAP do nowego systemu SAP S/4HANA. Jest to najważniejszy krok w procesie migracji danych i należy go wykonać ostrożnie.

Oto kilka wskazówek dotyczących migracji danych:

• Proszę dokładnie zaplanować. Im więcej planowania, tym sprawniejszy będzie proces migracji danych.
• Proszę korzystać z odpowiednich narzędzi. Dostępnych jest wiele narzędzi SAP i narzędzi innych firm, które pomogą Państwu w migracji danych. Proszę wybrać narzędzia, które odpowiadają Państwa potrzebom.
• Proszę dokładnie przetestować dane. Ważne jest, aby dokładnie przetestować dane przed przejściem na nowy system SAP S/4HANA. Pomoże to zidentyfikować i naprawić wszelkie problemy, zanim wpłyną one na Państwa działalność.

Migracja danych może być złożonym procesem, ale ważne jest, aby przeprowadzić ją prawidłowo. Postępując zgodnie z poniższymi wskazówkami, mogą Państwo zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów i zapewnić pomyślną migrację danych.